1- مقدمه

هر سازماني داراي تعدادي سيستم پردازش مبادلات دستي يا رايانه‌اي است كه اطلاعات تفصيلي عمليات مختلف سازمان را ثبت و روزآمد مي‌كنند. ورودي به اين سيستم، اطلاعات مربوط به مبادلات سازمان (مانند سفارش مشتريان، سفارش خريد، رسيدها، فاكتورها، پرداختي‌ها و . . .) است. در نتيجه پردازش اطلاعات ورودي، اطلاعات عمليات سازمان روزآمد مي‌شوند و آخرين وضعيت منابع و عملكرد سازمان روشن مي‌شوند. سيستم‌هاي پردازش مبادلات رايانه‌اي مجموعه‌اي از پايگاه داده‌ها، افراد، رويه‌ها، شبكه، نرم‌افزار و سخت‌افزار است.

2- فعاليت‌هاي سيستم

يك سيستم پردازش مبادلات معمولاً فعاليت زير را انجام مي‌دهد:

  • جمع‌آوري اطلاعات
  • ويرايش اطلاعات
  • تصحيح اطلاعات
  • پردازش اطلاعات
  •  ذخيره اطلاعات
  • توليد گزارش و مستندات

3- اهميت سيستم‌هاي پردازش مبادلات

از آنجايي كه سيستم‌هاي پردازش مبادلات اغلب در تماس با مشتري هستند (مانند ارائه رسيد به مشتري)، نقش كليدي در ارزش‌دهي به مشتري و جلب رضايت وي دارند. بدون سيستم‌هاي پردازش مبادلات، ثبت و پردازش مبادلات سازمان مقدار زيادي از منابع سازمان را صرف مي‌كند. سيستم‌هاي پردازش مبادلات، اطلاعات موردنياز ديگر سيستم‌هاي اطلاعات سازماني را توليد مي‌كنند و در واقع سيستم‌‌هاي پردازش مبادلات پايه ديگر سيستم‌هاي اطلاعات هستند. سيستم‌هاي پردازش مبادلات يك يا چند عمليات مشخص را به صورت تكراري در طول روز يا هفته انجام مي‌دهند اما در تصميم‌گيري مديران نقش مستقيم ندارند.

4- كاربرد و انواع سيستم‌هاي پردازش مبادلات

سيستم‌هاي پردازش مبادلات در تمام عمليات صف و ستاد سازمان قابل كاربرد هستند. به عنوان مثال يك شعبه بانكي تمام عمليات صف خود را از طريق سيستم‌هاي پردازش مبادلات انجام مي‌دهد. سازمانهاي توليدي، خدماتي و اداري نيز به تناسب موضوع نيز ممكن است در بخش عمليات صف خود از سيستم پردازش مبادلات استفاده كنند. تمام سازمانها داراي بخش‌هاي ستادي هستند كه بيشترين استفاده از سيستم‌هاي پردازش مبادلات به آنها اختصاص دارد. عمليات ستاد سازمان داراي دسته‌هاي كلي زير است:

  • حسابداري
  • امور مالي
  • فروش و بازاريابي
  • منابع انساني
  

سيستم‌هاي اطلاعات حسابداري، سيستم مديريت قراردادها، سيستم حسابداري قيمت تمام شده و . . . از جمله سيستم‌هاي پردازش مبادلات قابل استفاده در بخش ستادي حسابداري هستند. سيستم اطلاعات بورس و سرمايه‌گذاري سيستمي است كه در بخش امور مالي كاربرد دارد. سيستم فروش و سيستم اطلاعات بازار، سيستم‌هاي مربوط به فروش و بازاريابي هستند. سيستم كارگزيني، حقوق و دستمزد از جمله سيستم‌هاي پردازش مبادلات مربوط به منابع انساني هستند.